Giảm thiểu thời gian chờ trình ký, khắc phục những khó khăn khi chờ phê duyệt hồ sơ, “Online Form để giảm leadtime” sẽ mang đến nhiều thuận tiện dành cho khách hàng, nhân viên của Tập đoàn Tân Hiệp Phát trong việc trình ký và phê duyệt hồ sơ, như chính tên gọi của dự án. Theo thông tin từ buổi khởi động dự án diễn ra ngày 11/4/2019, 50 biểu mẫu đầu tiên dự kiến sẽ được triển khai áp dụng vào ngày 01/07/2019.
Cụ thể, hệ thống của dự án Online Form mang lại rất nhiều lợi ích cho người trình ký lẫn người phê duyệt với những tính năng như:
- Các cấp phê duyệt có thể phê duyệt từ email, điện thoại hay tablet;
- Bộ phận trình ký có thể theo dõi tiến độ trình ký thông qua sơ đồ luồng phê duyệt;
- Trao đổi, thảo luận trực tiếp trên hệ thống trong quá trình trình ký – phê duyệt;
- Bộ phận sẽ xem được các báo cáo, thống kê tỉ lệ hoàn thành công việc, chất lượng dịch vụ, đo đạc thời gian quá trình phê duyệt, truy vết đầy đủ các dữ liệu lịch sử phê duyệt… Thông qua đó, các khối/phòng ban sẽ dễ dàng tìm ra điểm “nút thắt cổ chai” trong mỗi quá trình phê duyệt để có biện pháp cải tiến kịp thời, nâng cao hiệu quả công việc.
Đặc biệt là đối với ba nhà máy trải dài khắp Việt Nam, cách xa trụ sở chính ở Bình Dương là Hà Nam, Chu Lai, Hậu Giang, dự án sẽ cải tiến nhiều khó khăn trong việc ghi nhận và trình ký hồ sơ bằng giấy, đặc biệt khi trình liên Khối, liên Nhà máy với tần suất liên tục.
Cũng trong buổi khởi động dự án, với sự tham dự của QA, IT và toàn thể các Trưởng phòng và nhân sự của các khối, nhà cung cấp FPT đã có mặt để giới thiệu sơ bộ về hệ thống online form và các tính năng của hệ thống. Tất cả các đề xuất, ý tưởng xây dựng hệ thống từ các Khối/Phòng ban sẽ được QA và ICS ghi nhận làm cơ sở đầu vào cho việc xây dựng và phát triển hệ thống hoàn chỉnh, để phục vụ lợi ích cho chính người sử dụng là các khối/phòng ban.
Với sự cam kết đầu tư của Ban lãnh đạo, sự nhiệt huyết của đội ngũ IT, QA, và sự hợp tác nhiệt tình của các khối/phòng ban, dự án “Online form để giảm leadtime” sẽ được triển khai đúng tiến độ, sớm đi vào vận hành, mang lại hiệu quả cho người sử dụng.
| Việc áp dụng hệ thống “Online form để giảm leadtime” sẽ làm thay đổi môi trường làm việc của THP: hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn, tất cả nhân viên đều được tiếp cận công nghệ, thay đổi tư duy và phong cách làm việc, giảm thời gian trình ký , phê duyệt hồ sơ |
Lê Châu
